仕事を休む

体調不良で仕事を休むときの電話・メールの例文【当日欠勤の連絡】

仕事を休むときの電話ってめちゃくちゃ緊張しませんか?

電話を切ったあとに

  • 「あの言い方変だったかな?」
  • 「テンパって説明しすぎちゃったかも・・・」
  • 「ズル休みだと思われてたらどうしよう」

こんなふうに後悔することもしばしば・・・。

あなたがスムーズに当日欠勤の連絡ができるように、この記事では

連絡は誰にどのタイミングですればいいのか
電話連絡のときの例文
メールやLINE連絡のときの例文

をくわしく解説しています。

例文だけみたいあなたはここからジャンプできます。
>>LINEの例文
>>電話の例文

体調不良で仕事(会社)を休むときのマナー

当日に体調不良で休むときのマナーで大切なことは以下の通りです。

  1. 急に休んでしまうので申し訳ないということ(謝罪)
  2. 当日欠勤の理由
  3. 他の人への配慮

体調不良や急用で休んでしまうのは仕方がないこと。

それに、有給を使うのは当然の権利なので必要以上に気にする必要はありません。

しかし、少なからず他の誰かがあなたの仕事をフォローするのは事実。

なので「ブラック企業めっ!」と思っていても、表面上は申し訳なさを伝えましょう。

また「風邪を引いたわけじゃないけど、心身ともに限界にきていて今日は休みたい・・・」というときってありますよね。

そんなときのために精神的に疲れて辛いときの会社を休む理由も考えたので、こちらの記事も参考にしてください。

ベッドと吹き出しのイラスト
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ゆりりん
ゆりりん
いつも頑張っているあなたなら少しくらい休んでも大丈夫!無理は禁物ですよ。

個人的にメールやLINEを知っている場合は朝一に伝えておこう

欠勤の連絡は「会社に電話」することが基本的なルール。

私は電話連絡にプラスして、メールアドレス・LINEを知っている人には朝一に連絡(メール・LINE)したほうがいいと思います。

なぜなら始業時間近くに電話で休むことを知るより、事前に朝一で連絡をもらっている方が受け取り側の気持ち的にもかなり違うんですよ。

逆の立場で考えてみるとわかるのですが、あなたが連絡をもらう側だったとします。

始業時間になって「そういえば○○さんいないけどもしかして休み?」って思うより

朝一で事前に連絡をもらっておく方が「今日は○○さんお休みだから頑張ろう。」って余裕を持って仕事に臨めますよね。

朝一のメール(LINE)連絡があるだけで、体調不良の信憑性も増すので、やっておいて損はないですよ。

とはいえ会社の風土や社員同士のつながりの深さも人それぞれ。

「プライベートの連絡先は交換してない!」という場合は、電話連絡のみで大丈夫なので、安心してくださいね。

体調不良で仕事(会社)を休むときのメール・LINEは誰に連絡するのがベスト?

メールやLINEは

  • 上司
  • 同僚・部下

など休むことで実際に仕事のフォローをお願いする人に送ってください。

参考までに私は同じ係(同じ課)の上司・同僚・部下に送っています。

会社のグループLINEがある場合はそこに一斉に送ってもいいと思いますし、上司にだけは別で送るのでもいいと思います。

プライベートの連絡先を交換していない場合は無理して送る必要はありません。

電話連絡だけで全然大丈夫なので安心してくださいね。

あくまでもメール・LINEでの連絡は電話連絡の補助的な役割と考えてください。

同僚の連絡先は知っているけど、上司のは知らない!ということもありますよね。

私はそのような場合は同僚にだけLINEを送っていました。

オフィスに電話連絡するより先にLINEを送るので、同僚から間接的に上司に伝わることもあります。

しかし上司ものちほど電話が来ることはわかっているので、「俺に先に連絡しないなんてけしからん!」と怒られることはありませんでしたよ。

あくまでもメール・LINEは補助的な役割なので、深く考えなくて大丈夫です。

体調不良で仕事(会社)を休むときのメール・LINEの例文

私が体調不良で仕事を休むときに使っていた実際のLINEの例文です。

上司に送るメール例文

おはようございます。○○です。

実は昨日の夜から体調が悪く、今朝起きたら熱が出てしまいました。

38℃あって悪寒がするので、申し訳ないのですが本日お休みさせていただきます。

のちほど改めて電話致しますが、取り急ぎメールでご連絡させていただきました。

お忙しいところ、ご迷惑をおかけして大変申し訳ありませんが、宜しくお願い致します。

同僚に送るメール例文

おはようございます。○○です。

実は昨日の夜から体調が悪く、今朝起きたら熱が出てしまいました。

38℃あって悪寒がするので、申し訳ないのですが本日お休みさせていただきます。

繁忙日で忙しいのに、本当にごめんね。(;_;)

実は1つお願いしたい仕事があって、○○の○○がファイルに入っているので郵送をお願いします。

のちほど電話でもお伝えするけど、取り急ぎメールで連絡しました。

ご迷惑をおかけして大変申し訳ありませんが、宜しくお願い致します。

ポイントは、

  • 必要以上に説明しすぎないこと
  • 朝起きて「今日はだめだ、休もう」と決めたらとにかく、すぐに送ること
  • 同僚や後輩であっても、丁寧な口調で送ること
  • 引き継ぎ事項があれば事前に伝えておく

です。

必要以上に説明が多くなると嘘っぽくなるので要注意。

また、丁寧な口調で迷惑かけて申し訳ないということもアピールしましょう。

メールやLINEの場合なら朝一に送ってもほとんど迷惑にならないので、早めに送ることで信憑性が増します。

(少なくとも寝坊という疑惑はなくなります)

私は早いときは6:30くらいには送っていました。

同僚に仕事をお願いする場合は、具体的にお願いしたいことも書いておくと親切です。(長くなる場合は電話でお願いしてもOK)

体調不良で仕事(会社)を休むときの電話のタイミングや時間帯

事前にメールやLINEで連絡していても、電話は必ずしましょう。

タイミングや時間帯は電話がつながる時間になったら、早めに休みの電話をいれるのがベスト。

私の会社の場合は8:30には留守電を解除していて上司もその時間には出勤しています。

そのため、休みの電話は8:40前には入れるようにしていますよ。

企業によって違うのであくまでも参考まで。遅くとも始業時の15分前までには電話しましょう。

体調不良で仕事(会社)を休むときの電話の例文

電話をするときは、直属の上司につないでもらいます。

電話の例文
ゆりりん
ゆりりん
おはようございます。○○課の○○です。
○○課長はいらっしゃいますか?
電話をとった人
電話をとった人
○○さんおはよー。○○課長につなぐのでちょっと待っててくださいね。

ーーー直属の上司につないでもらったら、

ゆりりん
ゆりりん
おはようございます。○○です。

(メールでもお伝えしたとおり)朝から発熱と悪寒がひどいので、本日はお休みさせていただきます。

お忙しいところご迷惑おかけして大変申し訳ありませんが、よろしくお願い致します。

急ぎの仕事や引き継ぎなどはございません。

よろしくお願い致します。

こんな感じで、簡潔に症状と謝罪を伝えましょう。

事前にメールで休むことを伝えていたとしても、電話でもきちんと伝えてくださいね。

あまり詳しい症状を話すとわざとらしいので、

相手から「熱あるの?大丈夫?」など詳しく聞かれたら詳しい症状を答えるようにしましょう。

弱々しい声で話すと逆にわざとらしいので、話し方は普通でOKですよ。

病院に行く・行かないの説明は、してもしなくてもどちらでもいいと思います。

冬の時期はインフルエンザも心配だと思うので「病院でインフルエンザの検査を受けてきます」と伝えてもいいかもしれません。

同じように、同僚に仕事の引き継ぎがある場合は、直属の上司に伝えたあとに同僚に電話をつないでもらいましょう。

電話の例文(引き継ぎがある場合)
ゆりりん
ゆりりん
おはようございます。○○課の○○です。○○課長はいらっしゃいますか?
電話をとった人
電話をとった人
○○さんおはよー。○○課長につなぐのでちょっと待っててくださいね。

ーーー直属の上司につないでもらったら、

ゆりりん
ゆりりん
おはようございます。○○です。

(メールでもお伝えしたとおり)朝から発熱と悪寒がひどいので、本日はお休みさせていただきます。

お忙しいところご迷惑おかけして大変申し訳ありませんが、よろしくお願い致します。

あと、実は仕掛り中の仕事があって△△さんにお伝えしたいことがあるのですが、かわっていだだけますでしょうか。

課長
課長
△△さんね。電話かわるからちょっと待ってね。

じゃあ今日はゆっくり休んで、お大事にね。

ーーー同僚にかわってもらったら、

同僚の△△さん
同僚の△△さん
○○さんおはよー。具合大丈夫?
ゆりりん
ゆりりん
忙しいのに迷惑かけてごめんね。

(LINEでも伝えたやつなんだけど)今日中に郵送しなきゃいけない書類があって、○○のファイルに入ってるから送ってもらえるかな?ごめんね。

同僚の△△さん
同僚の△△さん
○○のファイルね!OK!やっとくから安心してね〜。他は大丈夫そう?
ゆりりん
ゆりりん
大丈夫!ありがとう。ご迷惑おかけしますがよろしくお願いします。
同僚の△△さん
同僚の△△さん
大丈夫だよー!ゆっくり休んでね。お大事に〜

ーーーーガチャ。(電話を切る)

こんなふうに上司に伝えたあとに、同僚にかわってもらい仕事の引き継ぎをしましょう。

電話連絡の際に上司が不在の場合は?

電話連絡をしたときに上司が不在だった場合は、次席の人(上司の1こ下の役職の人)に伝言しましょう。

次席の人が電話に出たら、上記の例文と同じように体調不良で欠勤したいことを伝えます。

次席の人
次席の人
課長にも伝えておくね。

と言われたら

ゆりりん
ゆりりん
ご迷惑おかけしますが、よろしくお願いいたします。

のちほど、またこちらから課長にご連絡いたします。失礼します。

と言って、一度電話を切りましょう。

「伝言でOKなのか?」というのは難しいところなのですが、

  • 次席への伝言でもOKな職場
  • 課長本人に伝えなきゃいけない職場

があるんですよね。

(正直、上司の性格にもよります・・・。)

私がいた職場はほとんどは課長がいない場合は次席に伝えておけばOKだったんですが、中には

「休みの許可を出すのは課長だから直接言わなきゃダメ!」っていう場合もあったんです。

なので職場の状況に合わせて臨機応変に対応してみてください。

おわりに

ベッド

当日欠勤の電話は緊張しますよね。

でも事前に言うことを準備してシュミレーションしておけば大丈夫。

当日欠勤で気をつけること
  • 症状や体調は簡潔に伝えて説明しすぎない
  • できれば朝一でメールもしておくと信憑性が増す
  • 電話連絡は早めに
  • 電話の声は弱々しく話さない・普通に
  • 引き継ぎがある場合は伝える
  • 自分の仕事をフォローしてくれる人がいるから休めるということを忘れずに

あなたには有給を使う権利があるので、必要以上に委縮する必要はありません。

「体調が悪くても仕事は休むな!」なんていう精神論も気にしなくて大丈夫。

でも、自分の仕事をフォローしてくれる人がいるから休めるという感謝の気持ちは忘れてはいけません。

欠勤の伝え方が悪いと、あなたの信用問題にも関わってくるかもしれないので連絡はしっかり行いましょうね。

電話をしたあとは、とにかくゆっくり休んで過ごしましょうね!

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